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论沟通在投资监理实施过程中的重要性(文/黄静燕)
 

论沟通在投资监理实施过程中的重要性

                                       /黄静燕

 

投资监理的项目实施负责人和专业工程师在项目实施过程中起着承上启下、统筹管理整个工程的重要作用。因此出色的专业能力、沟通能力、组织能力对项目的顺利实施起着至关重要的作业。在这三个能力中,我认为沟通能力在现今项目的实施中起着尤为重要的作用。

一、            投资监理的职责

投资监理从项目的投资决策阶段开始,一直到项目的设计阶段、施工阶段以及竣工结算审核阶段,一直需要对项目的总资金进行把控。在项目的实施过程中,需要经常调整项目实施过程中的偏差,编制动态资金分析表,以期达到把项目资金控制在投资限额以内。力求在合理使用资金的情况下,取得较好的投资效益和社会效益。

投资监理的项目负责人是整个项目在实施过程中的全权负责人,是所承担的咨询项目的组织者和领导者,需要协调各方关系和本司内部参与项目人员的关系,以确保项目能顺利的开展下去。

二、            沟通在项目实施过程中的重要性

但凡一个项目,牵涉的单位往往比较多,常见的有设计单位、勘察单位、施工监理单位、施工总承包单位、项目前期咨询单位等等。整个项目的实施,除了遵循国家相关的法律法规、所属区市的相关法律条文等,很大一部分是在和人打交道。如果在整个过程中羞于言表、或者不能清楚表达自己的意图,都会对项目造成一定的影响。

现今从事投资监理的人员都是具有专业资质,取得过国家相关证书的专业人员,为什么业主对有的人员的工作能给与很大的认可,有的人员的工作甚至会生气,要求撤换人员。我想,这其中沟通能力占了很大的一份,就是所谓的“智慧沟通”。不仅要清楚的表达自己的意思,还要让业主能听得懂,能接受你的建议。有些人在表达的时候词不达意,在大家讨论的时候不能做到清晰表达自己的观点,都是为业主所诟病的。

在投资监理项目实施初期,可能业主和咨询方并不是很熟悉,双方也不太了解。这就需要投资监理方及时收集项目资料,在和业主的初次会面中,介绍一下以往项目积累的工作经验,简述投资监理项目的实施过程和环节,此时务必说话条理清晰、简明扼要,让业主对你的初步影响还不错。若业主方是管理人员,切勿使用繁复冗长的专业术语让对方听不懂,一定要用比较通俗、易懂的语言来告诉对方。如果项目负责人的表达能力不强,人云亦云,或者表达的时候词不达意,都会让第一印象大打折扣。

在投资监理项目实施过程中,项目负责人应该经常与业主方以及上级主管单位、代建单位等保持经常的沟通和联系,特别是在上级部门听取汇报的时候,更需要投资监理在汇报的内容中对整个项目进行系统梳理,突出重点、条理清晰的表达项目的实施情况,以及对将来可能超概的地方作出分析,并提供解决办法。

在与各方的沟通过程中,投资监理需要具有一定的表达能力,使对方能心悦诚服的接受你的观点,提高互相的工作效率。在项目实施的过程中,需要经常为业主排忧解难,不能简单的和业主说这个不行,那个不行。而是在不行的同时,也要提供业主解决目前问题的方法,让业主作出更能明确的决断,以保证项目的顺利实施。

因此,投资监理项目负责人不仅要有良好的专业能力,还要具备一定的书写能力、语言表达能力。在投资监理得实施过程中,要出具各种各样的报告,要参加各种的协调会,良好的书写能力和语言能力,能在项目实施过程中起到良好的推动作用。有些人专业能力很强,可是他不会表达,往往事倍功半,自己也是做得相当吃力。而专业能力一般、语言表达能力很强的人,往往游刃有余,业主对其也很满意。所谓智慧沟通,不仅要保护投资监理自身的权益,也要切实保护业主的权益。

三、            如何做到智慧沟通

要做到智慧沟通,需要一定的书籍阅读量。古代的能人异士,无一不是阅书无数、阅人无数,才能在辩论中口若悬河、一人抵挡千军万马。同时,我觉得应该做到以下几点:

(1) 提高理解别人的能力。现在的建筑市场,充斥着五湖四海来的人员,大家都习惯性的说着自己的方言或者带有方言味的普通话。首先是要理解别人说的话,开会时如果没有听懂或者有疑议,需要及时沟通。

(2)增加别人理解自己的可能性。很多业主并不是这方面的专业人士,需要投资监理项目负责人用简单、容易理解的语言来让别人理解你的工作内容,表达清晰明确,让对方明白你要表达的意思。例如:在我们的投资监理项目中,业主经常会问这样操作行不行。你不能简单的回答业主行或不行。行的话,应该怎么操作。不行的话,能不能采取什么简单有效的办法,让整个项目推行下去。

(3) 一个不懂幽默的人很难在所有的沟通场合中都游刃有余。幽默的话语能缓解现场的气氛,也能缓解自身的尴尬。我们虽然具备不了卓别林式的幽默,但是也要具有一定的幽默细胞,一句幽默的话语能直接改变现场的紧张气氛。

(4) 有研究表明:高达93%的沟通都是非语言沟通,其中的55%是通过面部表情、形体姿势和手势等各种肢体语言传送的,只有38%是通过音调传送的。身体的各个部位都在沟通中起着非常重要的作用。笑着说一句话和绷着脸说一句话,起到的效果是完全不一样的。

(5)经常阅读。不仅要提高自身的专业能力,更要提升自身的情商。需要自身在项目实施过程中,不断的总结,及时的调整自己,使自己在每一次的沟通都能有所斩获。

智慧沟通说起来容易,做起来难。但是学问及本领要发挥到最终的效率,就是要靠沟通。但在现今的工作状态中,不是专业能力的比拼,而是沟通能力等各方面情商的比拼,想要成为一名好的项目负责人必须不断提高自身的沟通技能。

 

 

       上海瑞和工程咨询有限公司

      黄静燕

 

 

 


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